Порядок личного акта сотрудника в 2021 году

Порядок личного акта сотрудника в 2021 году.

Документы для личного дела работника и его формирование

Все знают, что человеческие ресурсы имеют решающее значение. Сотрудник ресурса является наиболее важной частью каждой организации, поэтому, поэтому высокое значение имеет доступность и полноту информационной базы на каждого сотрудника. Веб-сайт HR формирует эту информацию в виде специального набора документов – личных файлов.

Поскольку нет особых стандартов, определяющих порядок создания и хранения личных файлов, могут быть недоразумения и несоответствия в этом вопросе. Мы постараемся представить яркость в этой области документации сотрудников.

Что представляет собой личное дело

Термин «личные файлы» в управлении документацией широко используется для документов, собранных в соответствии с одним прикрытием, сопровождающим человека в его работе и / или образовательных мероприятиях и наиболее полным отражением. Эти документы собираются на протяжении всего периода занятости (или обучения) работника.
Личные файлы являются частью персонала документации Организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство работодателей считают, что личные файлы являются обязательным элементом документации по работнику. Закон, однако, говорит, что это относится только к государственным служащим.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных работниках должна быть систематизирована в предварительной форме (регулирование президента Республики № 609 от 30 мая 2005 года). Личные файлы таких работников должны отражать весь курс их обслуживания, чтобы его можно было тщательно проверить, как их личные данные изменились.

Если сотрудник идет от одной структуры к другой, его личные файлы должны следовать за ним.

На новом рабочем месте будет легче для себя предложение о новом человеке, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, объединенных, дружелюбных профессиональных цепи и другой информации, которая облегчает контроль.

Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной государственной службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г., арт. 42, часть 3, определяет способ решения личных актов этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни трудовой кодекс, ни любые другие правовые акты Российской Федерации не содержат обязательных требований для проведения кадровой документации только с личными файлами, созданными для каждого сотрудника. Вот почему это не обязательно или даже рекомендуется вообще.

Важно: положения Российской Федерации не запрещают юридическим лицам или отдельным предпринимателям вести личные акты своих сотрудников.

Если руководящий совет организации или единой бизнес-мероприятия решил представить обязательство сохранить личный акт, это должно быть указано в учетной политике, определяя процедуру во внутренних нормативных документах. Как правило, чиновники не «снова придумывают колеса», но используют положения, разработанные для должностных лиц.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то, что никакие требования не указывают и не ограничивают состав личных файлов, а порядок их поведения, практика этой офисной рабочей таблицы указывает на несомненное удобство для менеджера этой формы хранения персональных данных. Это было для этого из-за этого общего вхождения личных файлов в кадровой службе образовала миф об их обязательстве.

Положительный эффект введения личной личной документации очевиден:

    Своевременное оформление всей документации по работнику; Отслеживание прогресса в карьере; Регистрация данных о возможных разрешениях; Оценка профессиональных перспектив развития; Поведение и порядок в личной документации; Немедленный доступ к полному объему информации о человеческих ресурсах.

На кого заводят личные дела

Этот вопрос можно ответить только в случае государственных служащих: все в соответствии с требованиями закона.

Поскольку запуск личного акта не обязательна для частных предпринимателей, они могут решить, у кого есть такая документация, и кто может обойтись без этого. Некоторые менеджеры, практикующие эту систему, предпочитают хранить личные дела всех сотрудников, чтобы систематизировать данные о каждом из них. Некоторые, однако, в целях экономии времени организуют хранение личных дел только определенных категорий сотрудников.

На какие должности обычно хранятся личные файлы:

    Уровень управления; заместители руководителей различного уровня; ключевые специалисты; сотрудники, несущие материальную ответственность; Кадровый резерв и др.

ИНФОРМАЦИЯ! Было бы разумно создавать личные дела для таких сотрудников независимо от формы и времени их занятости – работают ли они неполный или полный рабочий день, по срочному или бессрочному трудовому договору.

Реже личные файлы предоставляются для должностей, для которых нет образования, квалификации или других особых требований, например, уборщик, смотритель, смотритель и т. Д.

Сроки оформления личного дела

Как правило, личные файлы для сотрудника создаются впервые после подписания официального приказа и после его прочтения.

Личные дела хранятся, дополняются документацией и обновляются на протяжении всего периода работы сотрудника у работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, частные работодатели не имеют обыкновения передавать личные дела служащих при смене места работы. Срок действия личных файлов сохраняется до момента их передачи в архив после прекращения трудовых отношений.

Особенности формирования личного дела

Правильное хранение личных дел значительно облегчает ведение кадровой документации. Практика разработала ряд рекомендаций по эффективному созданию личных файлов:

Читайте также:  Как продать дом по наследству: порядок, документы

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже скоросшиватель. Они должны быть отдельными для каждого сотрудника.

ПОМНИТЬ! Архивы принимают на хранение личные файлы только в картонных папках. Папки и портфели для этой цели не принимаются, их можно использовать только для внутреннего пользования.

Не рекомендуется формировать файлы толщиной более 4 см. Документы, предназначенные для постоянного хранения, не следует смешивать с временными документами. Личные файлы могут содержать как оригиналы документов, так и их заверенные копии. Рекомендуется заменить важные постоянные документы на личные файлы копиями. Не принято хранить несколько копий одного и того же документа в одном личном файле. Если к документу есть приложения, их следует хранить вместе с соответствующими документами. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, то есть по мере их создания.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, а также процедура создания частного предприятия не регулируются на законодательном уровне, но должны быть надлежащим образом определены в законодательном акте местного предприятия.

Документы, которые обычно относятся к личным файлам, можно разделить на несколько групп:

Базовая документация при приеме на работу. Это относится как к документам, которые сотрудники предоставляют при приеме на работу, так и к тем, которые заполняются и подаются непосредственно во время регистрации. Они могут быть:

    резюме; Документы об образовании и квалификации; Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт, СНИЛС, идентификационный код, если есть); Рекомендации или отзывы предыдущих работодателей (при необходимости); Документ о военном учете или его копия (если есть); Справка о допуске (требуется для определенных должностей); данные медицинского обследования; заполненная анкета (при необходимости); заявка на работу; Копия трудового распоряжения подписанный трудовой договор и др.

Документы, появившиеся при трудоустройстве на данную должность. Они могут отражать профессиональные достижения сотрудника или его социальную динамику. Они могут включать:

    различные квалификационные свидетельства; водительские права; свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место в период работы; свидетельства о рождении детей (такое же обоснование); Описание работы; вспомогательные контракты (при наличии); копия договора гражданско-правовой ответственности (если это предусмотрено положением); свидетельство о прохождении аттестации вакансии; доказательства регулярных медицинских осмотров; документы, подтверждающие ограничения здоровья или инвалидность (если ограничения по здоровью или инвалидность наступили на рабочем месте) копии приказов об изменении внутренних должностей (перевод, повышение, понижение и т. д.) данные о дисциплинарных взысканиях и стимулах к работе; запросы на отпуск; отчеты, пояснительные записки, служебные записки и др.

Документы, прекращающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет завершено, оно должно быть завершено должным образом. Последними документами в личном деле могут быть:

    заявление о расторжении договора; копия решения об увольнении; документация о расторжении договора в связи с внешним переводом; свидетельство о смерти сотрудника.

Фотографирование сотрудника с целью сохранения его в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. В конце концов, сотрудник отдела кадров не будет использовать фотографию для идентификации человека, это всего лишь часть анкеты. Таким образом, получение фотографии для этих целей считается обработкой (сбором) обычных личных данных, таких как номер паспорта, адрес и т. Д. Требуется ли согласие на обработку данных в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО: Рекомендации по хранению личных файлов от KonsultantPlus доступны здесь.

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, даже если они не предусмотрены законом. Эта ответственность возлагается внутренним нормативным актом на конкретного сотрудника, чаще всего на представителя кадровой службы предприятия.

В его обязанности входит:

    Первоначальное создание личных файлов; Вносить в него новые записи и документы; отзыв документов с истекшим сроком действия или документов временного хранения, которые больше не хранятся заверение копий при необходимости; внутренний список документов в деле; плановые проверки состояния личных файлов; ежегодный доступ к личным файлам с его подписью; Хранение чемоданов; размещение неважных файлов в архиве.

ВАЖНО: Сотрудник, который хранит личные файлы, должен иметь право доступа к личным данным сотрудников.

Обложка личного дела

Личные файлы – это набор большого количества документов, а это означает, что должен быть способ легко найти нужную информацию. Принято размещать информацию, содержащуюся в личных файлах, на титульном листе (обложке). Удобно использовать требования к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 (ГОСТ 17914-72):

    вверху место для будущей архивной печати; полное и сокращенное название организации размещается вверху по центру структурное деление размещено внизу (нужно оставить несколько строк, чтобы указать на возможное изменение деления) номер файла (согласно принятой в компании номенклатуре) фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого открываются файлы; в правом нижнем углу информация об условиях хранения файла: дата открытия, то есть день приема на работу, и дата закрытия (приказ об увольнении) Здесь также записывается количество листов в файле на момент инвентаризации; срок хранения файла.
Читайте также:  Заполнение книги по вопросам занятости в решении занятости

Опись состава личного дела

Все документы в этой папке должны быть пронумерованы и упорядочены и занять свое место в списке документов.

Список документов из личных дел можно разместить на внутренней стороне картонной обложки папки или сложить в конце.

Заголовок («ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ»), за которым следуют имя и фамилия сотрудника в знаменателе, должны быть внесены в верхнюю часть листа, предназначенного для этой цели. Инвентаризацию удобно проводить в виде таблицы ниже.

ИндексДата выпускаЗаголовокНомер карты делаДата активацииОсторожность
Порядковый номер документаВнутренняя номенклатураЧисло, отмеченное арабскими цифрамиЗаголовок документаВ зависимости от расположения в файлеДата подачи заявкиРазличная маркировка, например, оригинал или копия.

После таблицы прописью и цифрами впишите количество документов и количество листов в списке. В конце дата списка и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть прописан в соответствующих нормативных актах, принятых в компании. Он может предусматривать ряд процедур бухгалтерского учета:

Регистрация. В крупных организациях есть специальный журнал или книга для записи личных файлов. Каждое новое дело заносится в него под определенным номером (кодом), такая же последовательность цифр помещается в файл с данным делом. Журнал также может содержать следующую информацию о личных файлах

    Имя и фамилия сотрудника; Дата создания; Дата закрытия; дата отправки файла в архив.

Исправление. Необходимо, когда в процессе трудоустройства произошли значительные изменения в личных данных: смена места жительства, социального статуса в связи с браком или разводом, смена имени и т. Д. Изменения вносятся путем приложения соответствующих документальных свидетельств (копия свидетельства о браке, свидетельство о рождении). сертификат и др.). Изменения может вносить только ответственный сотрудник, назначенный особым приказом, или другое лицо, официально уполномоченное его заменить.

ВНИМАНИЕ! В случае исправления ошибки, неточностей или последствий изменения это должно быть сделано так же, как и в трудовых книжках: неправильная версия должна быть зачеркнута одной строкой, правильная версия должна быть введена выше, и аннотация о правильности исправления и его дата на полях.

Место хранения. Поскольку личные данные являются конфиденциальными, папки должны храниться таким образом, чтобы к ним не могли получить доступ посторонние лица. Для этого обычно используется сейф или шкафчик. Сохранять файлы только текущих сотрудников. После прекращения трудовых отношений файлы хранятся у работодателя в течение определенного периода времени (работодатель указывает этот период; на государственной службе, если файлы не переданы в другой орган, этот срок составляет 10 лет). Перенести в архив. Файлы уволенного сотрудника должны быть закрыты и по истечении срока внутреннего хранения переданы в архив. Чтобы осуществить перевод, необходимо заполнить регистрационную карточку, в которой вы вводите окончательную информацию о состоянии личных файлов. Этот лист помещается в конец файла. С момента передачи файлов в архив они будут храниться 75 лет, если они принадлежали рядовому сотруднику, и все время, если они принадлежали руководителю.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела об увольнении не возвращаются и, как правило, не передаются в руки сотрудников. Сотрудники могут просматривать его только один раз в год и подписывать, что в нем все правильно отражено.

Только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля могут получить личные дела по специальному запросу.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное ведение личных дел сотрудников важно, потому что это позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафных санкций за нарушения, которые иногда допускают сотрудники отделов кадров.

Обязательно ли иметь личные дела сотрудников? Как правильно их сажать, расставлять и сколько хранить? Какие документы вообще нельзя хранить в личном деле сотрудника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в этой статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Не все работодатели обязаны вести личные дела сотрудников. Например, государственные служащие обязаны хранить личные файлы. Это требуется по закону «Об общественной государственной службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Они содержат личные данные и другую информацию, связанную с выполнением работы в государственной службе, его упражнения и освобождение от него, а также информацию, необходимую для поддержки деятельности соответствующих государственных учреждений.

Когда дело доходит до коммерческих организаций (мы будем говорить ниже), у них нет такого обязательства. Они могут выполнять личные файлы по своей инициативе. На практике компания делает это. Это позволяет систематизировать и организовывать циркуляцию кадровых документов, а также помогает быстро найти необходимую информацию о сотруднике в нужное время. Ниже мы расскажем вам, какие требования вы должны встретиться, так что вам не нужно платить за все эти удобства.

Читайте также:  Возможна ли снятие с учета автомобиля без договора купли-продажи?

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Вероятно, каждый из нас представляет персональные файлы в виде портфеля или связующего, содержащего набор документов, касающихся сотрудника и его работы и их копий. Как правило, именно так это. Что должно быть в личных действиях работника? Его композиция определяет работодатель на основе своих собственных идей и потребностей. Поскольку запуск личного акта является закон, а не обязанность, процедура их организации специфична для каждой компании. Желательно определить это в местном нормативном акте.

Обычно список документов в личных актах заключается в следующем

    Анкету, которая должна быть завершена при использовании работника трудовой договор; Описание работы; Копии заказа работников.

Личные карты в форме T-2 не должны быть включены в личные файлы. Они должны храниться отдельно.

И теперь обратите внимание! Очень часто в личных актах есть копии документов, предоставляемых работником на работе: паспорт, документ Snils, Inn сертификат, дипломы и т. Д. Все эти документы содержат личные данные данного человека. Поэтому вы не можете держать их в течение ничего (только для них). По крайней мере, вы должны получить согласие сотрудника для обработки данных, указав цель их использования. По крайней мере, это позволяет Rostrud. Однако лучше не собирать копию личных документов вообще. Вы получаете документы, вы сохраните всю информацию, необходимую для оформления ваших занятости и заплатите всему сотруднику. Это устранит риск жалобы во время контроля.

И, конечно же, не храните копии документов для уволенных сотрудников. Федеральный закон № 152-FZ от 27.07.2006 О персональных данных позволяет хранить персональные данные на дату, необходимую для их целей обработки. Цель хранения личных данных останавливается, когда сотрудник освобожден.

Статья 13.11 Кодекса административного правонарушения предусматривает весьма высокий штраф для нарушений, связанных с обработкой личных данных. Роскомнадзор проводит проверки, чтобы обеспечить соблюдение правил данных.

И кстати, следует помнить, что сами личные файлы также относятся к персональным данным. Поэтому в борьбе с ними работай строго в рамках закона.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда организационные и правовые вопросы, связанные с личными актами, будут решены, они должны быть скомпилированы и обработаны. Как правило, заказ выглядит следующим образом:

Предполагается, что отдельный портфель (или связующее) предполагается для каждого сотрудника. Документы складываются в хронологическом порядке в качестве их приемлемых документов (приложение, договор на занятость, принятие) и заканчивая копией терминного прекращения договора. Каждый лист акта должен быть пронумерован. В одном объеме нет более 250 листов (пункт 4,20 принципов организации хранения, приобретение, расчет и использование документов архивного фонда Российской Федерации, утвержденные Министерством культуры по состоянию на 31/03/2015. № 526); В случае накопления дополнительных документов открывается новый том. Каждый входящий документ зарегистрирован во внутренний список файлов.

Сами файлы нумеруются и регистрируются в списке личных файлов (форму списка можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров хранятся личные дела сотрудников на протяжении всего периода их работы в организации. При увольнении сотрудника его дело закрывается. Не ранее, чем через год и не позднее чем через три года после окончания работ над документацией, она передается в архив организации.

При передаче дела на хранение необходимо:

    сделать строчку или переплет в обложке из 4-полевого картона; пронумеруйте листы и включите внутренний инвентарь; сделайте подтверждение в форме ниже; сделать обложку (титульный лист) с указанием даты окончания работ по документации и общего количества листов, включая лист конечного пользователя.

Файл готов к загрузке в архив.

Срок хранения личных дел сотрудников в архивах строго определен.

В соответствии со ст. 22.1 Закона «Об архивной деятельности» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, документы из личного дела, заполненные до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет. Личные файлы могут быть уничтожены только по истечении срока хранения. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Списка Росаркова).

Итоги

Работодатель должен решать, хранить ли личные файлы и как. В случае положительного решения следует разработать порядок работы с личными файлами, а также правила обращения с персональными данными, установленные законодательством, а также порядок и срок хранения личных документов в организации.

Оцените статью
Добавить комментарий