Как скрепить документы? – буквы

Как скрепить документы? – буквы

Как сшивать документы

Контур. Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрый ввод первичных документов, автоматический расчет налогов, онлайн-отчетность, электронный документооборот, бесплатные обновления и техническая поддержка.

Каждая организация должна обеспечить систематизацию, целостность, безопасность документов и легкий доступ к ним. Для этого документы скрепляются скобами. Эта профессия требует внимательности и внимательности. В нашей статье вы узнаете, как связать документы и что для этого нужно.

Основные правила, регулирующие процесс сшивания документов:

    Методические рекомендации утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76; ГОСТ Р 51141-98 «Учет и архивирование хозяйственной деятельности»; Требования к ведению документации, разработанные отраслевыми агентствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Документы и копии документов с двумя и более страницами должны быть переплетены:

    расписание для персонала; личные и общие заказы счета-фактуры; счета-фактуры; трудовые справки; кассовая книга; авансовые отчеты; билеты на поездку; платежная ведомость; другие документы.

К процедуре скрепления необходимо подходить ответственно: неправильно скрепленные документы могут быть не приняты при передаче, а потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества. Недостаточное качество скрепления и хранения может даже привести к замене бумаги.

Порядок оформления

Переплетные документы сначала сортируются по дате, каждый лист пронумерован арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Список не пронумерован. В качестве обложки обычно используется специальная бумажная папка «Case». Переплетная машина формата A4 может использоваться для сшивания стандартных документов. Если у документов есть конверты, они также нумеруются, а затем нумеруется их содержимое. Если к документу прилагаются листы, документ нумеруется как один, а затем на обратной стороне этого листа составляется список приложенных приложений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой линией и исправляется. Рядом подпись ответственного «Проверено и исправлено» и печать.

Слишком обширная документация (более 250 страниц) должна быть разбита на тома. Для каждого тома использовалась отдельная нумерация. Все скрепки и скрепки из сшивателя необходимо удалить перед началом процесса сшивания.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Существуют следующие методы сшивания документов:

    Классический метод – иглой и ниткой, чаще при прошивании небольшого объема ткани в два, три или пять проколов; с отверткой и эластичным шнуром – обычно для больших документов; с устройством для прокалывания – аналогично классическому методу, только вместо иглы используется устройство для прокалывания; переплетный – используется в типографии.

Для оформления документов вам понадобятся следующие инструменты:

    игла (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема скрепляемых документов; тяжелые нити (шпагат, шнурок, тесьма); обложка для файла 229 × 324 мм – при создании архивного файла Бумажный стикер 4х8 см – лист бумаги белый – удостоверяющий; офисный клей; ножницы.

Как правильно сшивать документы

Хранение документов может выполняться в два, три, четыре или пять проходов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делается прошивка в необходимом количестве. Затем через него пропускают нить по схеме (вот схемы для всех способов прошивки документов). Концы ниток завязываются узлом на последней странице.

Сшив документы нитками, приклейте концы бланка так, чтобы концы ниток торчали снизу. Скрепляем бумагу с надписью «Прошито и пронумерованы» и даем количество страниц. Затем проставляется дата, подпись и печать офицера. Во всех способах будет отличаться только схема пошива. Сама процедура такая же.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

    организация документов; нумерация; переплет документов в одну папку наполнение инвентаря; документ включает.

Такой порядок подачи документов считается нормальным и позволяет хранить документы не менее 25 лет. Если документы будут храниться более 25 лет, на пачку документов следует поместить картонную обложку, защищающую файлы. Обложка должна содержать следующую информацию: название организации, название файла (заказы, счета, сертификаты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация изменила свое название по какой-либо причине, оба названия должны появиться на обложке документа, а предыдущее название указано в скобках.

Читайте также:  Образец заявления в суд об изменени исковых требований

При сшивании архивных файлов убедитесь, что текст читабельный. Файлы пронумерованы простым карандашом в правом верхнем углу. Лист А3 нумеруется как один, сшивается с левой стороны и сгибается. Если лист завязан посередине, он нумеруется как 2 листа. Рисунки, фотографии, диаграммы и карты пронумерованы на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Заверение документов

Обязанность заверения документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется, чтобы печать и подпись выходили за пределы бумажной наклейки – сертификата. Подписывая наборы документов, руководитель автоматически отвечает за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документов регулируются законодательством РФ и зависят от типа документов:

    75 лет – срок хранения коммерческих книг, нотариальных актов, документов, связанных с персоналом или приватизацией; 20 лет – срок хранения патентных документов на изобретения, документов на капитальное строительство и проектную деятельность. 15 лет – срок хранения научно-исследовательских работ; 5 лет – срок хранения архивных документов сельскохозяйственной организации; 5 лет – срок хранения документов, связанных с кино – и фотографической деятельностью; 3 года – срок хранения фото и видео документации.

На первый взгляд процедура скрепления документов выглядит сложной, но стоит знать все правила, и процесс больше не будет казаться сложным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить количество бумажных документов и меньше думать о их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе Контур. Бухгалтерия малого бизнеса. Здесь вы можете работать с электронными документами, имеющими юридическое значение: принимать их к бухгалтерскому учету, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. Наши услуги включают простой бухгалтерский учет, налоги, заработную плату и отчисления, а также отправку отчетов через Интернет. Первые 14 дней бесплатные.

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Когда они слышат слово шить, большинство людей думают о вещах: брюках, простынях, наволочке, наволочке, куртке или даже о мягкой игрушке. Мало кто догадывается, если он конечно не офисный работник, что документы тоже можно сшить. Иногда это гораздо важнее, чем пошить пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот в сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций и постановлений судов.

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, бумажные документы по-прежнему важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, скрепите их вместе. Несмотря на кажущуюся простоту этого процесса, он очень важен, поэтому каждый должен знать, как правильно сшить документы вручную, как обращаться с делами. Об этом ниже.

Кожаный или картонный портфель не освобождает вас от обязанности складывать его.

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были потеряны и не заменены, а из-за огромного объема документов они сшиваются по мере необходимости, что помогает избежать путаницы.

Обычно документы, подлежащие архивации, отправляются для отчетности или имеют особую ценность для собственника.

Список бумаг, которые должны быть обязательно скреплены скобками:

    Проверка; Архивный; Бухгалтерия; Персонал.

Вот как правильно сшить листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если вы скрепляете документы классическим способом, вам необходимо иметь при себе следующие материалы:

Читайте также:  Шаблон перечня услуг на 2021 год

    Охватывает. Обложки бывают трех типов: Стандартные – размер обложки 22,9 x 32,4 см (этот размер подходит для стандартной высокосортной бумаги формата А4); нестандартные – обложки этого типа используются, когда размер бумаги отличается от стандартного; для архивирования – обложки этого типа выпускаются разных форматов (они сделаны из очень жесткого картона, что позволяет долгое время хранить документы). Лист согласования. Когда документы будут полностью переплетены и пронумерованы, сделайте удостоверяющую надпись. Он оформляется на отдельном листе бумаги и кладется на оборотную сторону последнего листа папки. Необходимо наклеить стикер на специальный клей, чтобы он со временем не отвалился. Ножницы и клей. Ударить кулаком. Иглы разного размера, нитки, шило, веревка или нитка.

В обычном случае листы документа скрепляются ниткой. Так что присоединяйтесь к небольшой стопке бумаги. Для этого вида шитья обычно используют иглу и пробойник, а затем закрепляют нить наклейкой с подписью, подтверждающей, что документация сертифицирована. Чтобы прикрепить много листов бумаги, используется толстая веревка или отвертка.

Важно: По возможности стоит использовать специальные приспособления, например, швейную или переплетную машину.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Есть несколько вариантов, как сшить файлы и документацию. Отличия между ними в том, что все методы имеют разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для работ, которые в дальнейшем не будут выставляться на рецензирование. Для этого выполните следующие действия:

Распечатайте и сложите листы в правильном порядке; Используйте дырокол, чтобы сделать небольшие отверстия; Проденьте нить в отверстия так, чтобы спереди оставалось место для узла; Вырежьте из листа для сшивания небольшой лист и наклейте его на узел так, чтобы концы ниток выходили из-под него.

Важно: Если у вас нет листа для вышивки, отрежьте небольшой кусок белой бумаги размером 3 на 5 см, приклейте его и подпишите «прошито и пронумеровано».

В три дырки

Вначале размечаются необходимые отверстия, желательно посередине, если иное не требуется. Отверстия должны быть расположены на одинаковом расстоянии друг от друга и вдоль левого края документации. Затем сделайте следующее:

Проделайте отверстие для иглы в середине левой стороны листа так, чтобы игла входила сзади и выходила спереди. Сделайте второй прокол. Игла должна входить с правой стороны и выходить с изнаночной. Сделайте третье отверстие. Игла должна входить с тыльной стороны и выходить с лицевой стороны. Снова вставьте иглу в первое отверстие и завяжите узел, оставив конец нити длиной около 7 см. Склейте лист для сшивания. Знак. Если документы сложены стопкой, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуется сшить более 3 отверстий. Вопрос в том, как зашить корпуса ниткой в ​​4 отверстия. Последовательность действий, если нужно узнать, как сшить футляры на 4 отверстия, следующая:

Сделайте пробойник в отверстия иглой; Пропустите иглу с изнаночной стороны через петлю номер два; Проденьте нить через первое отверстие с правой стороны; Затем иглу направляют в два отверстия с правой стороны; Затем иглу направляют в третье отверстие справа; Затем переходит в левый протокол; Переход к третьей лунке; Шнур нужно вывести на обратную сторону и закрепить узлом.

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуется 3-4 варианта отверстий. Увеличение до 5 отверстий говорит о том, что такая документация очень важна и требует строгой ответственности.

Алгоритм введения иглы зависит от номера отверстия:

    3-4; 4-5; 5-4; 4-3; 3-2; 2-1; 1-2; 2-3. Последний шаг – закрепление нити узлом.
Читайте также:  Налог с продаж квартиры: простое объяснение

Обеспеченные документы не исчезнут где угодно

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом документов вы должны прочитать все основания и тонкости, а также для изучения стандартных требований к этой процедуре. Лист подтверждения прикреплен к узлу и нити с клейкой или PVA. Затем лист подписан руководителем учреждения, датой шитья и печати компании.

Фиксирование потоковых потоков на бумаге подпись

Важно: если в документе есть дополнительные карты с скобами или скрытыми картами, они также получают номера страниц, но это не помечено в контент.

Существует огромное количество различной документации, которая также должна быть сшита. Этот список включает в себя фотографии, рисунки и диаграммы. Такие документы занимают всю поверхность листа и поэтому должны быть пронумерованы на спине. В случае карт и рисунков используются две листы A4, но они пронумеруются так же, и подписывают примечание для каждого используемого листа.

Положить штампы на подписи бумаги

Как пронумеровать листы

Прежде чем начать нумеративные листы, необходимо выполнить несколько условий:

    Нумерация происходит из одного, используются арабские числа; Если в конверте есть буквы, конверт сначала пронумерован, а затем все другие прилагаемые документы; Если другие пронумерованные документы прикреплены к документам, они должны быть пронумерованы в порядке; Числа листов должны быть размещены в правом верхнем углу каждого листа и не могут вмешиваться в текст документа; Нумерация не требуется для инвентаризации;

Размещение

    Нестандартные листы должны быть расширены, а затем пронумерованы в правом верхнем углу; В случае карт и рисунков используются две листы A4, но они пронумеруются так же, и сноска размещена для каждого используемого листа; Если фотографии и ссылки воспринимаются только с одной стороны, она числа отдельно.

Перфоратор – незаменимый инструмент в случае большого количества документов

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры сделайте сертификацию надписью. Он должен быть сделан на отдельном листе и помещен на последнюю часть готовых бумаг. Примечание должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были сшиты и описаны состояние документов, возможных пятен или порванные карты. Подтверждение признаков и удостоверением руководителя Организации, указав свою позицию по этому вопросу и расшифровывая сложную подпись.

Сертификационное письмо следует приклеить на высококачественную клей, так что он остается надежным даже после долгого времени. Также необходима уплотнение, которая должна немочить не только надпись, но и частью листа документов.

Панетика документов – одна из этапов организации заказа.

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, когда есть добавки, алфавитное нумерация допускается. Важно помнить, что цифры размещаются в правом верхнем углу. Согласно классическим листам потушено нитью, если это небольшое количество бумаг. В этом методе используется отверстие или иглы.

Верная наклейка не может быть приклеена за счет самоклеящегося вещества и силикатный клей или адгезивный клей. В дополнение к этим рекомендациям существует ряд других отраслевых правил, которые определяют принципы сшивания документов компании.

Диаграмма документооборота, смягчающихся с минимальным потреблением нитей и ластиков.

Таким образом, он считается, что вышивают файлы вручную, используя иглы и потоки и прошитые листы для 4 отверстий или более. Обучение шитью портфель и другие документы конического стежка не сложно.

Оцените статью
Добавить комментарий